마이크로소프트 365의 SharePoint에서 문서 버전 관리하는 방법은?

Q1: 마이크로소프트 365 SharePoint에서 문서 버전 관리가 무엇인가요?
A1: 문서 버전 관리는 SharePoint에서 파일의 변경 이력을 자동으로 저장하고 이전 버전으로 복구할 수 있게 해주는 기능입니다. 이를 통해 파일의 수정 내역 추적 및 실수 시 롤백이 가능합니다.

Q2: SharePoint에서 버전 관리 기능을 활성화하려면 어떻게 하나요?
A2:
1. 문서 라이브러리로 이동합니다.
2. 상단 메뉴에서 ‘설정(톱니바퀴 아이콘)’ → ‘라이브러리 설정’을 클릭합니다.
3. ‘버전 관리 설정’ 항목을 선택합니다.
4. ‘주 버전 만들기’ 또는 ‘주 버전 및 부 버전(초안) 만들기’를 선택하여 버전 관리를 활성화합니다.
5. 저장을 눌러 설정을 완료합니다.

Q3: SharePoint에서 기본 버전 관리 옵션은 무엇인가요?
A3:
- 주 버전: 주요 변경 사항에 대해 버전을 생성하며, 일반적으로 모든 사용자에게 공개됩니다.
- 부 버전(초안): 주로 초안 상태로 내부 검토용이며 특정 그룹에게만 표시됩니다.

Q4: 버전 관리 설정 시 주의할 점은 무엇인가요?
A4:
- 저장할 버전 개수를 제한할 수 있어 저장 공간 관리를 할 수 있습니다.
- 너무 많은 버전을 보관하면 저장 공간이 많이 차지되니 적절히 설정하는 것이 좋습니다.
- 부 버전을 사용할 경우 해당 문서에 대한 권한 설정도 같이 고려해야 합니다.
Q5: 문서의 이전 버전으로 복구하는 방법은?
A5:
1. 문서 라이브러리에서 해당 문서를 선택합니다.
2. 문서 이름 옆 ‘…’ 또는 오른쪽 클릭 후 ‘버전 기록’을 선택합니다.
3. 원하는 버전의 날짜 및 작성자를 확인하고 ‘복원’을 클릭하면 선택한 버전으로 문서가 복구됩니다.

Q6: 누가 문서의 버전 기록을 볼 수 있나요?
A6: 기본적으로 문서에 대한 접근 권한이 있는 사용자는 버전 기록을 볼 수 있습니다. 단, 초안(부 버전)은 지정된 권한자만 볼 수 있습니다.

Q7: 모바일 또는 데스크톱 앱에서도 버전 관리가 가능한가요?
A7: SharePoint 모바일 앱과 데스크톱 앱(OneDrive 포함)에서도 버전 기록 확인과 복구 기능을 지원하지만, 일부 세부 설정 변경은 웹 인터페이스에서 해야 합니다.

Q8: 삭제된 문서 버전도 복구가 가능한가요?
A8: 삭제된 문서는 ‘휴지통’에서 복원할 수 있고, 복원 후 버전 기록도 유지됩니다. 휴지통에서 사전 삭제된 문서는 복구가 불가할 수 있습니다.

Q9: SharePoint 외 다른 Microsoft 365 서비스에서 버전 관리와 연동되나요?
A9: OneDrive와 연동되어 동일한 버전 관리 기능이 적용되며, Teams 채널 내 파일 저장 시에도 SharePoint 버전 관리가 적용됩니다.

Q10: 버전 관리 정책을 조직 전체에 일괄 적용할 수 있나요?
A10: 관리자는 SharePoint 관리 센터 및 PowerShell을 이용해 여러 사이트 컬렉션에 정책을 일괄 설정하거나 템플릿을 배포할 수 있습니다.

SharePoint에서 문서 버전 관리는 사용자가 문서의 변경 이력을 추적하고, 이전 버전으로 쉽게 복원할 수 있도록 도와주는 중요한 기능입니다.

SharePoint에서 문서 버전 관리를 설정하고 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 버전 관리 기능 활성화 문서 라이브러리에서 버전 관리 기능을 활성화해야 합니다.

1. SharePoint 사이트에 로그인: SharePoint 사이트에 접속하여 문서 라이브러리로 이동합니다.



2. 문서 라이브러리 설정: 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하고 "라이브러리 설정"을 선택합니다.



3. 버전 관리 설정: "버전 관리 설정" 링크를 클릭하여 버전 관리 옵션 페이지로 이동합니다.



4. 버전 관리 옵션 선택: - 버전 관리 사용: 버전 관리를 활성화합니다.

- 버전 유형 선택: 주 버전(예: 1.0,

2.0) 또는 주 및 부 버전(예: 1.0, 1.1)을 선택합니다.

- 버전 저장 제한: 보관할 최대 버전 수를 설정할 수 있습니다.



5. 변경 사항 저장: 설정을 완료한 후 "확인"을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.



2. 문서 업로드 및 버전 생성 버전 관리가 활성화된 상태에서 문서를 업로드하거나 편집하면 자동으로 버전이 생성됩니다.

1. 문서 업로드: 문서 라이브러리에서 "업로드" 버튼을 클릭하거나 파일을 드래그하여 업로드합니다.



2. 문서 편집 및 저장: 문서를 편집하고 저장할 때 자동으로 새로운 버전이 생성됩니다.



3. 버전 이력 확인 버전 이력을 확인하여 문서의 모든 변경 사항을 볼 수 있습니다.

1. 문서 선택: 버전 이력을 확인할 문서를 선택합니다.



2. 문서의 메뉴 열기: 문서에 대해 클릭한 후 ‘버전 기록’을 선택합니다.



3. 버전 목록 확인: 열리는 창에서 문서의 모든 버전, 수정 날짜, 수정한 사용자 등의 정보를 확인할 수 있습니다.



4. 이전 버전으로 복원 이전 버전으로 문서를 복원할 수도 있습니다.

1. 버전 이력 보기: 위의 방법으로 버전 이력을 확인합니다.



2. 복원할 버전 선택: 복원하고자 하는 버전 오른쪽의 메뉴(아이콘)를 클릭합니다.



3. '복원' 선택: '복원' 옵션을 클릭하여 선택한 버전으로 문서를 복원합니다.



5. 버전 삭제 필요 없는 이전 버전을 삭제할 수 있습니다.

1. 버전 이력 보기: 위의 방법으로 버전 이력을 확인합니다.



2. 삭제할 버전 선택: 삭제하고자 하는 버전 오른쪽의 메뉴(아이콘)를 클릭합니다.



3. '삭제' 선택: '삭제' 옵션을 클릭하여 해당 버전을 삭제합니다.

결론 SharePoint의 문서 버전 관리는 팀 협업을 촉진하고 문서 관리의 안전성을 높이는 데 큰 도움을 줍니다.

적절한 설정과 활용을 통해 기업 내 문서 관리의 효율성을 높일 수 있습니다.